שבעת הצעדים להטמעה מוצלחת של מערכת פריוריטי Zoom + Priority 

שבעת הצעדים להטמעה מוצלחת של תוכנת פריוריטי בעסק (Priority ERP + Zoom)

רכישת תוכנה, כדוגמת פריוריטי, קוסמת לנו, בעלי העסקים, בשל יתרונותיה הרבים וידידותה למשתמש. עם זאת בתום הרכישה, אנו עשויים לגלות פערים בין הציפיות שלנו לבין המציאות: הלכה למעשה, אנו מוצאים עצמנו מבזבזים אנרגיה, זמן וכסף בהטמעת המערכת הרבה מעבר למצופה.

במאמר זה אציג בפניכם את שבעת הצעדים לשימוש אפקטיבי בתוכנת פריוריטי (Proirity ERP) לניהול העסק. יישומם יאפשר הטמעה מוצלחת של המערכת ומענה על ציפיותיכם כבעלי עסקים.

1.    אפיון

אפיון הינו ניתוח תהליכי העסק הקיימים, מחקר אודות המחלקות בו, הקשרים ביניהן, הפונקציות המצופות ממערכת הפריוריטי, האתגרים שמתעתדת לפתור ועוד. האפיון חייב להתבצע טרם הצעת המחיר והערכת השעות.

לאחר אפיון סטטוס העסק, התהליכים המתבצעים בו והערכת הציפיות מהמערכת החדשה, מומלץ לקבל הצעת מחיר והערכת שעות ריאלית לביצוע הטמעת המערכת.

על-מנת לקבל אפיון מפורט ומדויק של המערכת, על המיישם לדעת לשאול שאלות, רבות, מקיפות וספציפיות ככל האפשר. ככל שהמיישם ידע לשאול את השאלות ה'נכונות', מימוש הציפיות ורמת שביעות הרצון תהיינה גבוהות.

2.    לוח זמנים

בכל פרויקט הטמעה רצוי לקבוע לוחות זמנים. כל תהליך שהוגדר באפיון יירשם בלוח הזמנים ויוקצב עבורו זמן הטמעה. חשוב מאוד להיצמד ללוח הזמנים שנקבע וככל ששיתוף הפעולה של בעל העסק יהיה גדול יותר כך, משך ההטמעה יתקצר.

3.    ייעוץ

חשוב שהמיישם יהיה בעל ידע נרחב במערכת הפריוריטי ויוכל לספק ייעוץ והכוונה בהתאם, כאשר הלקוח נתקל בקשיים או בתהליכים הדורשים שינוי. לעיתים בעל העסק לא מודע ליכולות הטכניות של תוכנת פריוריטי. מיישם מקצועי ידע לספק ללקוח הכוונה לשיפור תהליכים הגוזלים משאבים וזמן עבודה. התוצר הסופי: רווחיות גבוהה לעסק לאורך זמן.

4.    ידע ונסיון בתהליכים עסקיים

חשוב לבחור מיישם בעל ניסיון וידע בתהליכים עסקיים, בכדי שיוכל לספק פתרונות הולמים לכל בעיה, מורכבת ככל שתהיה. יצירתיות הינה תכונה חשובה ומומלצת בבחירת מיישם, שכן במידה ואין באפשרותו לספק פתרון הולם, מאילוצים כלשהם, יוכל לאלתר רעיונות ופתרונות חלופיים ולא פחות מוצלחים.

מאחר ולרוב הבעיות יש מספר פתרונות, חשוב שאותו מיישם יוכל לתת את הפתרון האופיטמלי לאותה סיטואציה.  ידע וניסיון בכלל המודלים (כספים, מלאי, רכש,מכירות, ייצור וכדומה) יסייע לו במציאת הפתרון ההולם לבעיה או לאתגר.

כבעלי העסק, בשלב ההדרכה נחוץ להכיר את הכלים התפעוליים, כמו עיצובי מסכים, חוקים עסקיים, מחולל נתונים ועוד. כלים אלו מאפשרים לך לקבל מידע והתראות ולפקח על פעילות העובדים אונליין ולמנוע מהם לבצע פעולות שגויות או להזין נתונים שגויים למערכת.

5.    העובדים

שינויים לא תמיד מתקבלים בברכה אצל העובדים: הם חשים חסרי בטחון, חוששים מחוסר יכולת להתמודד עם התוכנה וממקומם בחברה, מעצם העובדה שהתוכנה יכולה למלא חלק מהפונקציות שלהם.

מומלץ לשתף את העובדים בתהליך ההטמעה, בחשיבה ובמתן פתרונות ולסמוך על הידע שלהם. ככל שיהיו פחות מאוימים, כך ינדבו יותר מידע. שקיפות מלאה תקל על העובדים וככל שירגישו שהם חלק מהתהליך, אתם תזכו לשיתוף פעולה מלא מהם והתהליך בכללו יניב פירות.  

6.    בדיקות

תוך כדי הטמעת המערכת, יש לבצע בדיקות באמצעות המחשות וסימולציות מחיי העסק. בתום הבדיקות יש לבצע שכפול של העסק שנוצר, להגדיר את המערכת ולבצע ממשקי ההסבה (במידה וקיימת מערכת קודמת), להגדיר את החשבונות, הלקוחות והספקים.

באמצעות הסימולציות, תינתן לעובד האופציה להטמיע באופן אופטימלי את התהליכים ואופן השימוש במערכת.

7.    משוב

בתום ביצוע כל שלב בלוח הזמנים שנקבע, על בעל העסק לקבל משוב בקצב ההתקדמות, בתהליכים שהוטמעו ולהתעדכן בכל פרט ופרט. כמו כן, חשוב לעודד את העובדים לתת משוב על התהליך וליידע את המיישם בכל בעיה שצצה. שקיפות מלאה ושיתוף מלא, יובילו להצלחת התהליך ולשביעות רצונם של העובדים והבעלים.

פריוריטי – הרבה יותר ידידותית

מערכת פריוריטי (זום Priority ERP + Zoom), הינה מערכת מורכבת, בעלת יכולות רבות ובאפשרותה לענות על מספר רב של צרכים בכל עסק או ארגון. כדי להגיע למיצוי יכולותיה, מומלץ לבחור מיישם מקצוען, בעל ידע רב וניסיון בתהליכים עסקיים בכל המודלים והמחלקות בעסק.

לכאורה, התוכנה אינה פשוטה לעיכול, אולם ככל שנכיר אותה יותר, נוכל להיעזר בה יותר. אחד ממאפייניה הבולטים הוא אפשרות שליטת הלקוח בתהליכים, יישום מערכת התראות, עיצובי מסכים והרשאות ושליטה בחיי העסק תוך כדי תנועה. צריך רק לדעת להתיידד איתה.